Hướng dẫn mua hàng, thương mại và logistics là chủ đề mà đội ngũ chúng tôi hay được hỏi. Nhiều nhất là trong các buổi tư vấn hướng nghiệp cho sinh viên khối kinh tế. Một bạn học viên từng nhắn kể cho chúng tôi nghe một câu chuyện thật. Lần đầu đi làm ở phòng thu mua của công ty nhỏ, bạn đặt hàng nhập khẩu xong mới cuống cuồng tìm đơn vị vận chuyển. Vì đặt gấp, không có thời gian so sánh giá. Chi phí vận chuyển vì vậy đội lên gần gấp đôi so với dự tính ban đầu. Sau lần đó, bạn rút ra một bài học nhớ đời. Mua hàng và logistics phải được lên kế hoạch song song ngay từ đầu, không thể tách rời xử lý lần lượt.
Quy Trình Mua Hàng Thương Mại: Những Bước Người Mới Hay Bỏ Sót
Nhìn tổng thể, quy trình mua hàng thương mại luôn bắt đầu từ khâu tìm nhà cung cấp. Chúng tôi thường khuyên các bạn mới vào nghề dành đủ thời gian so sánh ít nhất ba nhà cung cấp trước khi chốt đơn. Giá tốt chưa chắc là lựa chọn an toàn, nếu chất lượng hàng hoặc thời gian giao hàng không ổn định.
Sau khi chọn được nhà cung cấp phù hợp, bước tiếp theo là thương lượng giá cả và điều khoản thanh toán. Đây là giai đoạn dễ bị bỏ qua vì nhiều bạn mới còn ngại trao đổi, sợ mất lòng đối tác. Kinh nghiệm từ đội ngũ chúng tôi cho thấy, nhà cung cấp nào cũng có biên độ đàm phán nhất định. Chỉ cần hỏi đúng cách là có thể tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể.
Khi hai bên đã thống nhất, đơn hàng chính thức mới được chốt. Ngay tại thời điểm này, chúng tôi luôn nhắc học viên lập kế hoạch vận chuyển song song, thay vì đợi hàng sẵn sàng mới đi tìm đơn vị logistics. Nếu bạn từng đọc qua kinh nghiệm nhập hàng Alibaba về Việt Nam mà đội ngũ tổng hợp trước đó, sẽ thấy nguyên tắc vừa đặt hàng vừa tính đường vận chuyển luôn được nhấn mạnh. Đây chính là mấu chốt giúp tránh phát sinh chi phí ngoài dự tính.
Cuối chuỗi quy trình là theo dõi tiến độ sản xuất hoặc chuẩn bị hàng của nhà cung cấp. Bỏ qua bước này thường khiến người mua bị động, chỉ biết hàng trễ khi gần đến ngày giao. Chúng tôi vẫn hay nói với học viên rằng, một bảng theo dõi đơn hàng đơn giản trên Excel cũng đủ giúp tránh được rất nhiều rắc rối về sau.
Với hàng nhập khẩu, bước cuối trong chuỗi mua hàng chính ngạch còn là thủ tục hải quan. Chứng từ đầy đủ, đúng quy định giúp hàng thông quan nhanh, tránh bị giữ lại kiểm tra kéo dài. Sau khi thông quan, khâu nhận hàng và kiểm tra chất lượng trước khi nhập kho cũng cần làm cẩn thận, để phát hiện sớm nếu có sai lệch so với đơn đặt hàng ban đầu.
Logistics Là Mắt Xích Không Thể Tách Khỏi Mua Hàng
Nhiều bạn mới vào nghề vẫn nghĩ mua hàng và logistics là hai việc tách biệt, do hai bộ phận khác nhau phụ trách. Ở góc nhìn của đội ngũ chúng tôi sau nhiều năm tư vấn hướng nghiệp cho sinh viên ngành thương mại, hai mảng này luôn phải vận hành song song. Một đơn hàng dù giá tốt đến đâu, nếu khâu vận chuyển chậm trễ hoặc phát sinh chi phí ngoài dự toán, hiệu quả tổng thể vẫn bị kéo xuống.
Logistics trong chuỗi cung ứng thường gồm ba mảng chính, mỗi mảng đòi hỏi kỹ năng và kiến thức riêng:
- Vận chuyển: lựa chọn phương thức phù hợp với loại hàng và ngân sách. Đường biển thường rẻ nhưng thời gian giao hàng lâu, còn đường hàng không nhanh hơn nhưng chi phí cao hơn đáng kể.
- Kho bãi: nơi lưu trữ hàng tạm thời trước khi phân phối. Vị trí kho ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian và chi phí giao hàng tới các điểm bán khác nhau.
- Giao nhận: bước cuối cùng đưa hàng đến tay người nhận. Cần quy trình kiểm tra rõ ràng để đảm bảo đúng số lượng, đúng chất lượng như đã thỏa thuận.
Ba mảng này liên kết chặt chẽ với nhau. Chỉ cần một khâu trục trặc, toàn bộ tiến độ giao hàng có thể bị ảnh hưởng dây chuyền, kéo theo chi phí phát sinh không nhỏ.
Chọn Đối Tác Vận Chuyển: Đừng Chỉ Nhìn Vào Giá
Một sai lầm khá phổ biến của người mới là chọn đơn vị vận chuyển chỉ dựa trên báo giá thấp nhất. Đội ngũ chúng tôi từng chứng kiến không ít trường hợp đơn hàng bị trễ nhiều ngày, vì đối tác giá rẻ không đủ năng lực xử lý khối lượng lớn vào mùa cao điểm.
Trước khi ký hợp đồng với bất kỳ đơn vị vận chuyển nào, nên dành thời gian phân tích năng lực phục vụ, chính sách bảo hiểm hàng hóa và điều khoản bồi thường nếu có sự cố. Cách phân tích này không khác gì việc doanh nghiệp đánh giá một nhà cung cấp dịch vụ bất kỳ. Nếu muốn tìm hiểu sâu hơn về cách đánh giá năng lực đối tác, bạn có thể tham khảo thêm bài phân tích dịch vụ cho doanh nghiệp mà đội ngũ từng chia sẻ. Nhiều tiêu chí trong đó áp dụng được cho cả việc chọn đối tác logistics.
Ngoài năng lực, mức độ phản hồi khi có sự cố cũng là tiêu chí quan trọng không kém giá cước. Một đối tác phản hồi chậm, xử lý khiếu nại rề rà sẽ khiến bạn mất nhiều thời gian giải quyết vấn đề, dù chi phí vận chuyển ban đầu có rẻ đến đâu.
Tối Ưu Chi Phí Mua Hàng Và Vận Chuyển Từ Kinh Nghiệm Thực Tế
Quay lại câu chuyện ở đầu bài, bài học lớn nhất mà bạn học viên của chúng tôi rút ra chính là: lên kế hoạch sớm luôn rẻ hơn xử lý gấp. Khi có đủ thời gian chuẩn bị, bạn có thể so sánh nhiều đơn vị vận chuyển, đàm phán giá tốt hơn. Thay vì buộc phải chấp nhận mức phí cao vì không còn lựa chọn nào khác.
Thời điểm đặt hàng cũng ảnh hưởng không nhỏ đến tổng chi phí, đặc biệt với hàng nhập khẩu từ Trung Quốc. Nhiều nhà cung cấp có các đợt giảm giá theo mùa hoặc theo sự kiện. Nếu canh đúng thời điểm, bạn có thể tiết kiệm đáng kể so với đặt hàng đại trà quanh năm. Chúng tôi từng tổng hợp khá chi tiết các ngày sale lớn ở Trung Quốc để săn hàng giá tốt, các bạn làm thu mua có thể lưu lại để canh lịch đặt hàng cho phù hợp.
Một khía cạnh khác ít người để ý là kênh giới thiệu sản phẩm song song với quy trình mua hàng. Với các doanh nghiệp vừa xây dựng quy trình thu mua vừa muốn mở rộng bán hàng trực tuyến, một website bán hàng chuyên nghiệp giúp đồng bộ thông tin sản phẩm, tồn kho và chính sách giao nhận cho khách xem trước khi đặt. Nếu doanh nghiệp bạn đang cần một đơn vị tư vấn thiết kế theo hướng này, đội ngũ chúng tôi từng thấy nhiều nơi giới thiệu dịch vụ thiết kế website từ MONA Media. Đây cũng là một gợi ý đáng cân nhắc khi doanh nghiệp muốn đồng bộ hóa kênh bán hàng với quy trình logistics đang vận hành.
Góc Nhìn Hướng Nghiệp: Vì Sao Nên Học Bài Bản Về Mua Hàng Và Logistics
Ở góc độ đào tạo, chúng tôi nhận thấy nhiều bạn sinh viên ngành thương mại hoặc logistics ra trường vẫn còn khá mơ hồ về quy trình thực tế, dù đã học qua lý thuyết. Kiến thức trên giảng đường thường tách mua hàng và logistics thành hai môn học riêng, trong khi công việc thực tế lại đòi hỏi xử lý đồng thời cả hai.
Vì vậy, nếu bạn đang là sinh viên hoặc mới đi làm trong lĩnh vực này, chúng tôi khuyên nên chủ động tìm hiểu qua các tình huống thực tế, không chỉ dừng lại ở giáo trình. Có thể là những câu chuyện từ người đi trước, các case xử lý sự cố vận chuyển thực tế. Hoặc đơn giản là theo dõi sát một đơn hàng, từ lúc đặt đến lúc nhận, để hiểu rõ từng khâu vận hành.
Kỹ năng này không chỉ hữu ích cho vị trí thu mua. Đây còn là nền tảng tốt nếu sau này bạn muốn phát triển sang các vị trí quản lý chuỗi cung ứng, xuất nhập khẩu hoặc điều phối logistics cho doanh nghiệp.
Lời Kết
Quay lại câu chuyện ở đầu bài, chúng tôi tin rằng chỉ cần nắm vững quy trình mua hàng thương mại và hiểu đúng vai trò của logistics ngay từ đầu, người mới vào nghề hoàn toàn có thể tránh được những sai lầm tốn kém tương tự. Lên kế hoạch song song, thay vì xử lý lần lượt từng khâu, chính là nguyên tắc quan trọng nhất mà đội ngũ chúng tôi muốn gửi gắm qua bài viết này. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp các bạn tự tin hơn khi bắt tay vào những đơn hàng đầu tiên trong sự nghiệp.