Quản lý dự án xây dựng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong ngành xây dựng. Công tác quản lý ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ cũng như chất lượng của dự án đang thực hiện. Bài viết dưới đây, Tin tức xây dựng số 2 sẽ giúp bạn giải đáp chi tiết quản lý dự án xây dựng là gì, vai trò của quản lý xây dựng và củng cố những kiến thức liên quan về lĩnh vực này.
Quản lý dự án xây dựng
Các bước quản lý dự án xây dựng cơ bản
Các bước quản lý dự án xây dựng cơ bản thường bao gồm:
Bước 1. Khởi tạo dự án
- Xác định mục tiêu & phạm vi dự án
- Lập kế hoạch tổng thể
- Thành lập nhóm dự án và phân công nhân sự
Bước 2. Lập kế hoạch
- Lập kế hoạch chi tiết các giai đoạn thực hiện
- Xác định yêu cầu nguồn lực, thời gian biểu
- Lập ngân sách chi phí dự án
Bước 3. Thực hiện dự án
- Quản lý các hợp đồng & nhà thầu phụ
- Giám sát tiến độ, chi phí, chất lượng công việc
- Kiểm soát vật tư, máy móc thiết bị, nhân công
- Quản lý rủi ro, thay đổi trong quá trình thực hiện
Bước 4. Kiểm soát dự án
- Theo dõi tiến độ thực tế & so với kế hoạch
- Đo lường & đánh giá chất lượng sản phẩm đầu ra
- Kiểm soát chi phí thực tế so với ước tính dự án
- Xác định và xử lý các vấn đề, rủi ro phát sinh
Bước 5. Đóng dự án
- Nghiệm thu & thực hiện bàn giao công trình
- Lập biên bản hoàn thành
- Kiếm tra sơ bộ & đánh giá kết quả thực hiện dự án
- Kết thúc các hợp đồng và thanh lý
- Lưu trữ hồ sơ dự án
Quản lý dự án xây dựng cần tuân thủ quy trình khép kín, đảm bảo mục tiêu, thời gian, chi phí và chất lượng đề ra ban đầu.
Kỹ năng cần có để quản lý dự án xây dựng
Quản lý dự án xây dựng là một cách mà các doanh nghiệp sử dụng các kĩ thuật chuyên môn để quản lý các công trình đầu tư xây dựng. Đây là một công việc đòi hỏi nhiều kỹ năng và kinh nghiệm. Một quản lý dự án xây dựng cần đảm bảo có đầy đủ những kỹ năng sau:
- Kiến thức về các nguyên tắc và phương pháp quản lý dự án.
- Kiến thức về các quy trình và tiêu chuẩn xây dựng.
- Kỹ năng giao tiếp, đàm phán, giải quyết vấn đề, ra quyết định…
- Kỹ năng phân tích, đánh giá, kiểm soát và báo cáo.
- Kỹ năng làm việc nhóm, lãnh đạo và hợp tác.
- Kỹ năng sử dụng các công cụ và phần mềm hỗ trợ quản lý dự án
Vai trò của quản lý dự án xây dựng
Quản lý dự án xây dựng có vai trò rất quan trọng trong ngành xây dựng. Công việc này ảnh hưởng trực tiếp tới sự thành công hay thất bại của một dự án. Một số vai trò của quản lý dự án xây dựng cơ bản nhất như sau:
- Kiểm tra và giám sát tiến độ công trình đồng thời lập kế hoạch phù hợp với từng khoảng thời gian trong quá trình xây dựng.
- Đánh giá quá trình thực hiện để đảm bảo dự án được triển khai đúng theo kế hoạch đã đặt ra từ đầu.
- Hỗ trợ trong quá trình làm việc, đánh giá những chỉ tiêu khi lựa chọn nhà thầu.
- Hỗ trợ nhà thầu kiểm tra, báo cáo những vấn đề trong quá trình thi công xây dựng.
- Đánh giá tình trạng, mức độ hoàn thiện công trình và theo dõi chặt chẽ tiến độ công trình.
- Báo cáo các sai sót hay chậm trễ có thể xảy ra trong quá trình thi công và có biện pháp khắc phục.
- Báo cáo và đưa ra những chính sách, biện pháp để đảm bảo được chất lượng công trình như mục tiêu ban đầu.
- Tăng hiệu quả và năng suất của các công trình xây dựng.
- Giảm thiểu rủi ro và mất mát do các sai sót, chậm trễ, tranh chấp hay tai nạn.
- Tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực như nhân lực, vật liệu, thiết bị, tài chính, thời gian…
- Đảm bảo chất lượng và an toàn của công trình theo các tiêu chuẩn kỹ thuật và pháp lý.
- Tăng cường sự hài lòng và niềm tin của các bên liên quan như chủ đầu tư, nhà thầu, cơ quan quản lý, người sử dụng…
Các việc cơ bản của quản lý dự án xây dựng
Các công việc cần làm của người quản lý dự án xây dựng là rất đa dạng và phức tạp. Một số việc cơ bản của người quản lý dự án xây dựng như sau:
- Lên kế hoạch, thiết kế và xây dựng các dự án, công trình xây dựng.
- Quản lý thời gian, chi phí, chất lượng, vật liệu, an toàn và rủi ro của các dự án.
- Giám sát, kiểm tra và báo cáo tiến độ và hoàn thiện của các dự án.
- Phối hợp với các bên liên quan như chủ đầu tư, nhà thầu, cơ quan quản lý, người sử dụng…
- Thực hiện các thủ tục pháp lý, hành chính và giấy phép xây dựng theo quy định.
- Đóng góp ý kiến, tham vấn và đưa ra các giải pháp tối ưu cho các vấn đề phát sinh trong quá trình thi công.
- Đàm phán, thuyết phục và chăm sóc khách hàng trong toàn bộ quá trình dự án.
- Đánh giá hiệu quả và kết quả của các dự án.
Điểm danh các phương pháp quản lý dự án xây dựng
Những dự án xây dựng hiện nay ngày càng tăng về cả quy mô và số lượng. Vì vậy, công tác quản lý cũng theo đó mà trở nên phức tạp và khó khăn hơn rất nhiều. Để việc quản lý chính xác và nhanh gọn hơn, bạn có thể tham khảo một số phương pháp sau:
Ghi chép, phân tích kỹ càng
Ghi chép và phân tích từng giai đoạn công việc là bước rất quan trọng người quản lý cần thực hiện. Điều này giúp người quản lý dễ dàng hơn khi giám sát công việc, đảm bảo sự tỉ mỉ và chính xác. Nhờ ghi chép kỹ càng, bạn có thể nằm bắt được tình hình công việc nhanh hơn đồng thời rút kinh nghiệm cho lần sau giúp các dự án xây dựng sắp tới đạt hiệu quả tốt hơn.
Có sự liên kết chặt chẽ
Quản lý xây dựng muốn giám sát dự án tốt nhất thì cần nắm rõ về chất lượng và thông số của mỗi bộ phận trong thời gian dự án hoạt động. Để đảm bảo sự liên kết chặt chẽ giữa mỗi bộ phận, người quản lý cần kiểm soát được quá trình triển khai dự án theo từng ngày, từng tuần của từng bộ phận và có bước xử lý ngay nếu có vấn đề xảy ra.
Xem thêm: Phân loại dự án đầu tư xây dựng theo quy định của pháp luật
Tính linh hoạt cao
Xây dựng công trình không thể thiếu những sự thay đổi do yếu tố bên ngoài tác động. Vì vậy, kế hoạch công việc đôi khi cũng cần có sự điều chỉnh sao cho phù hợp. Người quản lý cần nhanh chóng nắm được tình hình thực tế và có những định hướng cụ thể đồng thời chủ động hơn trong công việc để có những giải pháp tối ưu nhất.
Khả năng lưu trữ nâng cao
Người quản lý dự án xây dựng tốt nhất không chỉ là người kiểm soát được công việc mà còn phải cải thiện, nâng cao được tính lưu trữ kết quả công việc. Kết quả sau mỗi giai đoạn của mỗi bộ phận sẽ ảnh hưởng đến chất lượng công trình của giai đoạn sau nên bạn cần đặc biệt lưu tâm dến vấn đề nâng cao khả năng lưu trữ thông tin cho dự án.
Đảm bảo tiến độ công việc
Tiến độ làm việc là yếu tố quan trọng nhất để quyết định được sự thành công của dự án. Đảm bảo tiến độ công trình giúp nâng cao sự uy tín cho nhà thầu đối với chủ đầu tư. Vì vậy, người quản lý cần kiểm soát được công việc, thực hiện khâu quản lý thi công để đảm bảo công việc diễn ra đúng tiến độ.
Top 3 phần mềm hỗ trợ quản lý dự án xây dựng tốt nhất
Trên thị trường hiện nay có khá nhiều phần mềm hỗ trợ quản lý dự án xây dựng. Tìm hiểu kỹ các đặc điểm, tính ứng dụng của từng phần mềm sẽ giúp bạn lựa chọn được loại phần mềm phù hợp nhất với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Dưới đây là top 3 phần mềm quản lý dự án tốt nhất bạn có thể tham khảo:
Mona PMS
Mona PMS là phần mềm quản lý dự án xây dựng được phát triển bởi công ty Mona Media. Phần mềm này có thể hỗ trợ quản lý các dự án xây dựng một cách hiệu quả, minh bạch và tiện lợi. Phần mềm này có nhiều điểm ưu việt mang lại nhiều tiện ích cho người dùng. Cụ thể như sau:
- Quản lý thời gian, chi phí, chất lượng, vật liệu, an toàn và rủi ro của các dự án xây dựng.
- Giám sát, kiểm tra và báo cáo tiến độ và hoàn thiện của các dự án xây dựng.
- Phối hợp với các bên liên quan như chủ đầu tư, nhà thầu, cơ quan quản lý, người sử dụng…
- Thực hiện các thủ tục pháp lý, hành chính và giấy phép xây dựng theo quy định.
- Đóng góp ý kiến, tham vấn và đưa ra các giải pháp tối ưu cho các vấn đề phát sinh trong quá trình thi công.
- Đàm phán, thuyết phục và chăm sóc khách hàng trong toàn bộ quá trình dự án.
- Đánh giá hiệu quả và kết quả của các dự án xây dựng.
Phần mềm Mona PMS được thiết kế theo công nghệ điện toán đám mây, có khả năng hoạt động trên nhiều nền tảng khác nhau như web app, ứng dụng di động iOS và Android. Phần mềm này mang đến trải nghiệm vô cùng tiện lợi cho người sử dụng, có thể quản lý dự án ở mọi nơi thông qua mạng internet. Ngoài ra, đây cũng là phần mềm có giao diện trực quan, biểu đồ timeline rõ ràng và hệ thống thông báo thông minh được người dùng đánh giá cao hiện nay.
MyXteam
Phần mềm quản lý dự án xây dựng MyXteam là một nền tảng giao tiếp làm việc nhóm, quản lý kế hoạch, công việc hiệu quả cho các doanh nghiệp trong ngành xây dựng. Những tính năng được đánh giá cao của phần mềm này phải kể đến như:
- Lập kế hoạch triển khai các dự án xây dựng bằng cách tạo nhanh list việc cần làm, đặt deadline và giao cho nhân viên.
- Quản lý nhân sự và giao nhiệm vụ cho từng thành viên trong dự án, có ngày bắt đầu và ngày kết thúc một nhiệm vụ.
- Trao đổi và thảo luận công việc trên từng đầu công việc được giao, giúp nhóm nắm bắt thông tin nhanh chóng trong thời gian thực.
- Lưu trữ tập trung tất cả công việc và dữ liệu của dự án trên nền tảng đám mây của Microsoft, giúp nhóm có thể truy cập mọi lúc mọi nơi.
- Báo cáo và đánh giá công việc, tiến độ, chi phí, chất lượng, rủi ro và hiệu quả của dự án.
VietPM
Phần mềm quản lý dự án xây dựng VietPM là một trong những giải pháp được nhiều doanh nghiệp trong ngành xây dựng sử dụng hiện nay. Những tính năng cơ bản của phần mềm này bao gồm:
- Hỗ trợ quản lý tất cả các khâu của dự án xây dựng, từ khảo sát, thiết kế, thi công, đến bàn giao và bảo hành.
- Cung cấp các báo cáo chi tiết về tiến độ, chi phí, chất lượng, rủi ro và hiệu quả của dự án.
- Tích hợp với các phần mềm khác như AutoCAD, Revit, MS Project, MS Excel, v.v.
- Cho phép truy cập và cập nhật dữ liệu trên nhiều thiết bị khác nhau, bao gồm máy tính, điện thoại và máy tính bảng.
- Bảo mật cao với hệ thống mã hóa và phân quyền người dùng.
Quản lý dự án xây dựng cần chú ý những vấn đề gì?
Quản lý dự án xây dựng là công việc không hề dễ đòi hỏi nhiều chất xám, công sức và thời gian. Một số vấn đề người quản lý cần đặc biệt chú ý khi thực hiện công việc này như sau:
Cần có kế hoạch tài chính phù hợp
Kế hoạch tài chính là một phần quan trọng trong quản lý dự án xây dựng. Lập rõ kế hoạch tài chính sẽ giúp doanh nghiệp xác định nguồn vốn, chi phí, lợi nhuận và rủi ro của dự án. Các bước lập kế hoạch bạn có thể tham khảo như sau:
- Bước 1: Xác định mục tiêu và phạm vi của dự án: Bạn cần xác định rõ ràng mục đích, kết quả mong muốn, tiêu chuẩn chất lượng, thời gian và phạm vi của dự án.
- Bước 2: Ước tính chi phí của dự án: Tìm hiẻu và ước tính chi phí cho các hạng mục công việc, vật liệu, nhân công, thiết bị và các chi phí khác liên quan đến dự án.
- Bước 3: Xác định nguồn vốn của dự án: Cân nhắc và xác định được nguồn vốn có sẵn và cần thiết cho dự án, bao gồm vốn chủ sở hữu, vay nợ, hợp tác đầu tư và các nguồn khác.
- Bước 4: Lập kế hoạch thu nhập và lợi nhuận của dự án: Tiến hành lập kế hoạch về doanh thu, chi phí, lợi nhuận và dòng tiền của dự án trong suốt quá trình thực hiện.
Phác hoạ được tổng thể kế hoạch toàn dự án
Bạn cần có bản phác hoạ kế hoạch tổng thể về dự án xây dựng trong đó chỉ rõ các thành phần, đối tượng tham gia trong dự án. Đồng thời, bản kế hoạch này cũng cần chỉ ra cho người đọc thấy chi tiết những nhiệm vụ cần thực hiện trong quá trình tiến hành. Nhờ bản kế hoạch toàn dự án, bạn sẽ có thể dễ dàng hơn khi thực hiện các bước đi tiếp theo trong quá trình làm việc.
Lập kế hoạch chi tiết
Việc này đòi hỏi người quản lý cần thực hiện tốt bước lập kế hoạch. Đây chính là giai đoạn khởi đầu cần có của mỗi dự án xây dựng. Đi liền cùng những ý tưởng, bạn cần xây dựng được mục tiêu, xác định rõ vai trò của từng cá nhân trong tập thể đồng thời tính toán, cân nhắc các nguồn lực cần tham gia để phối hợp tổng thể thành một quá trình thống nhất, khoa học.
Kế hoạch quản lý dự án có thể thực hiện trực quan qua sơ đồ hoặc làm theo phương pháp truyền thống tuỳ quy mô dự án. Nhìn chung, bước lập kế hoạch đòi hỏi người quản lý cần có tư duy và kinh nghiệm thực tiễn để đảm bảo các bước quản lý dự án sau diễn ra suôn sẻ nhất.
Cập nhật tình hình dự án liên tục
Đa số các dự án xây dựng đều cần sự tham gia của nhiều bên khác nhau có liên quan đến nhau. Nhằm để các bên nắm rõ được thông tin về tình hình dự án, bạn cần chủ động liên lạc và cung cấp thông tin cho họ. Vì vậy, bạn cũng cần thường xuyên phải đến công trình để trực tiếp xem xét, kiểm tra tiến độ và hiệu quả làm việc để có cái nhìn trực quan nhất.
Xem thêm: Chia sẻ kinh nghiệm để quản lý dự án đầu tư xây dựng hiệu quả
Bài viết trên là những chia sẻ về quản lý dự án xây dựng và những thông tin liên quan. Hy vọng các thông tin chi tiết trong bài viết sẽ giúp bạn hiểu hơn về quản lý dự án là gì, vai trò trong ngành xây dựng và giải đáp được những thắc mắc của bản thân về ngành nghề này.